Acquisitions par domaines

Contexte et réalisation du projet de la Médiathèque Intercommunale du SAN de la Ville Nouvelle de Fos
Communication réalisée par Yves Cruchet dans le cadre de l'ABF Aquitaine le 8 février 1999.

Introduction

La Médiathèque Intercommunale est constituée de quatre établissements répartis sur les communes de Fos-sur-Mer, Istres et Miramas. Elle compte 17 000 lecteurs actifs, ses collections multimédia se déploient sur 6000 m2 ; 150 personnes y travaillent.

Depuis 1998, les collections de la médiathèque relèvent de 5 grands départements thématiques : Arts et Loisirs, Langues et Littérature, Sciences et Techniques, Société et Civilisation (+ le secteur Jeunesse).

La réorganisation des acquisitions s'inscrit donc dans un contexte impliquant de nouvelles stratégies bibliothéconomiques dont les conséquences, en terme d'organisation, touchent à de nombreux aspects de notre fonctionnement.

Pendant de nombreuses années les acquisitions ont été gérées de façon traditionnelle. La progression du budget des acquisitions et des titres édités, le développement des nouvelles technologies de l'information, l'extension du nombre d'acquéreurs potentiels et la diversité de leur profil, les discussions relatives au désherbage ainsi qu'un projet de restructuration des collections, nous ont amené à réétudier la gestion des acquisitions.

Dans le même temps, des travaux tels que ceux réalisés par M. CALENGE, nous ont définitivement convaincus de la nécessité de définir une politique d'acquisition en totale rupture avec les méthodes que nous appliquions depuis de nombreuses années.

État des lieux

Avant la disparition du CAFB, nos équipes se répartissaient en deux groupes :
- Les bibliothécaires qualifiés titulaires du CAFB
- Les employés de bibliothèques, sans formation technique initiale.

Les acquisitions étaient plutôt du ressort des premiers, même si certains employés, grâce à leur expérience, participaient aux achats de documents. Les bibliothécaires qualifiés contrôlaient donc les acquisitions, les autres n'étaient impliqués dans cette responsabilité que d'une façon plus secondaire.

Les acquéreurs utilisaient souvent les mêmes bibliographies (livre hebdo + quelques outils bibliographiques plus spécialisés pour les vidéothécaires, discothécaires etc.)

Il est clair que les connaissances personnelles des bibliothécaires ne sont pas sans conséquence sur la qualité des acquisitions. Mais leur culture générale peut-elle résister à la diversité des collections encyclopédiques autant qu'à l'analyse objective d'une masse de documents sans cesse plus importante ?

En outre, dans un réseau, qu'advient-il de la complémentarité des collections, lorsque celles-ci sont constituées par les bibliothécaires d'une section sur un site donné, et pour un public donné ?

De 1991à 1998, les équipes ont fortement progressé, puisqu'elles sont passées de 75 à 150 agents environ. Les nouveaux arrivants, plus jeunes, ne disposaient pour la plupart d'aucune formation de bibliothécaire mais leur niveau leur permettait d'exprimer leur potentialité dans des secteurs aussi variés que l'était leur formation
Pour toutes ces raisons, nous avons choisi de restructurer nos collections et de réorganiser nos acquisitions.

Rappel :

Depuis 1991 les médiathèques sont organisées en Départements et disposent de services communs (gestion technique des acquisitions, communication, atelier de reliure, service couverture …)

Jusqu'en 1997 les départements étaient composés de sections, telles qu'elles sont encore représentées aujourd'hui dans la plupart des bibliothèques publiques (section Jeunesse, adultes, salle d'étude, vidéothèque, discothèque, artothèque)

Les circonstances

La réorganisation des acquisitions a naturellement accompagné, même précédé, la création des pôles thématiques (Voir ANNEXE 1). Ces deux projets, inextricablement liés, ne pouvaient exister l'un sans l'autre.

Une extension des horaires d'ouverture et une modification de la gestion des prêts et des retours ont également participé aux changements majeurs de notre organisation.

Nous avons, par ailleurs, remplacé notre système informatique. Celui-ci, en mode client-serveur a impliqué une formation spécifique pour le personnel.

Cette formation nous a été d'autant plus utile que la mise en place des accès internet et leur multiplication sur le réseau exigeaient des bibliothécaires une bonne connaissance de windows.

Objectifs généraux

- Élargir les heures d'ouverture au public
- Améliorer la lisibilité des horaires et leur adaptation à l'affluence du public
- Améliorer l'ergonomie des prêts/retours pour éliminer le maximum de contraintes pour le public
- Offrir un accès à tous les supports y compris les plus récents tels que les DVD ainsi qu'aux nouvelles technologies de l'information (Cédéroms en réseau, Internet)
- Favoriser, grâce aux pôles thématiques, la constitution de collections multimédias recentrées sur les contenus et non conditionnées par les supports. En concentrant dans un même espace tous les documents relatifs à un sujet sans que leur mode de communication, le public concerné ou la nature du support ne provoquent la dispersion de la documentation, nous offrons à nos adhérents la garantie d'une recherche fiable et efficace.

Objectifs spécifiques aux acquisitions

- Mise en service plus rapide des documents
- Meilleur ratio exemplaires/titres
- Actualisation des contenus documentaires grâce à un désherbage régulier
- Complémentarité des collections sur le réseau
- Meilleure adaptation de l'offre documentaire à la demande du public (étude des rotations, analyse des demandes de lecteurs en relation avec la masse de documents commandés dans le domaine correspondant)
- Accroissement des compétences pour le choix des ouvrages et renforcement de l'objectivité de l'acquéreur qui sert tout le réseau.
- Implication d'un plus grand nombre d'agents dans les acquisitions et exploitation maximale des connaissances de ces agents dans les domaines
- Informatisation des commandes pour alléger les tâches techniques et favoriser les conditions d'acquisitions
- Création d'une véritable dynamique de groupe incitant les acquéreurs à communiquer entre eux pour favoriser un développement harmonieux des collections.
- Mise en place d'un véritable outil statistique permettant d'évaluer avec précision tous les indicateurs liés aux acquisitions.

Contexte de travail

La réorganisation des collections par domaines, eux-mêmes subdivisés en sous-domaines a nécessité l'organisation de nombreuses réunions de travail. Ces réunions, appelées commissions, ont été ouvertes à tous les agents intéressés. Elles se sont déroulées sur une période d'environ 2 ans et demi. Pour certains bibliothécaires, le changement était trop radical pour être assimilé sans heurts, d'autant qu'il y avait décalage, à un moment donné, entre la mise en application de notre nouvelle politique d'acquisition et la répartition en pôles thématiques des collections. Ce décalage a été accentué par la ré informatisation et toutes les nouvelles mesures que j'ai énoncées précédemment.

La réorganisation des acquisitions et la création des pôles thématiques n'ont pas été soumis au Comité Technique Paritaire, le recours à cette instance n'était en effet pas encore systématique à ce moment là.

La réorganisation des emplois du temps et l'ouverture supplémentaire du jeudi après-midi nous ont valu de nombreuses déconvenues, illustrées par des grèves accompagnées par de nombreuses revendications. Ces problèmes nous ont énormément surpris parce que tous les agents intéressés ont pu participer à de nombreuses réunions préparatoires avec l'équipe de Direction.

Aujourd'hui les inquiétudes sont moins vives et les gains issus de cette réorganisation deviennent évidents pour tous.

Pour la deuxième année consécutive, nous avons réuni tous les acquéreurs pour construire le bilan de l'année écoulée. Il nous est apparu très clairement, à travers l'évaluation individuelle de tous les bibliothécaires concernés, que non seulement la pratique de cette nouvelle méthodologie est en passe d'être maîtrisée, mais en plus qu'un très vif intérêt accompagne leur pratique et qu'un sens des responsabilités nouveau se développe.

Définition du cadre de fonctionnement

Les domaines, au nombre de 65, composent les départements thématiques et circonscrivent un secteur défini de la connaissance.
Le responsable de domaine exerce les fonctions de spécialiste en s'entourant d'outils bibliothéconomiques appropriés, d'experts extérieurs et d'organismes ressources, il est soutenu par une formation et guidé par le plan de développement des collections.
Il est responsable de la décision d'achat et de l'affectation du document dans le cadre du budget alloué à son domaine, pour exercer sa responsabilité d'acquéreur, il travaille en étroite collaboration avec les correspondants sur le réseau (chargés de mission et chefs de département).

Si l'attribution d'un domaine doit renforcer la responsabilisation de l'acquéreur spécialiste, le domaine ne doit en aucun cas devenir le territoire du responsable de domaine.

Les départements thématiques sont eux sous la responsabilité d'un chef de département, membre de l'équipe de direction.
Le Département thématique coordonne les domaines qu'il comprend et prescrit leur plan de développement en veillant à la cohérence et à l'harmonie des collections sur le réseau (complémentarité des sites, diversité des titres, offre de services par les points ressources).
Le Département doit développer une identité propre tout en étant garant de la politique d'acquisition globale de la Médiathèque.

Annexe 1

Les pôles Thématiques : contexte du projet et objectifs

L'arrivée de nouveaux supports dans les bibliothèques a contribué à la constitution de collections spécifiques (discothèques, vidéothèques, artothèques) qui ont favorisé le développement d'espaces spécialisés.
Parallèlement, les modes d'accès aux documents ont développé les grands concepts de la lecture publique en dédiant des espaces réservés aux documents destinés au prêt, et des espaces distincts réservés aux documents de référence réunis dans les salles d'étude permettant la consultation et le travail sur place.
Ainsi des pratiques d'usagers se sont instaurées se répartissant et puisant dans les diverses sections de la Médiathèque. La notion de section thématique s'est peu à peu imposée tout d'abord avec les sections Musique et Cinéma qui, autour d'un même thème, ont eu la volonté de réunir tous les documents quelque soit leur support et leur mode de communication. La notion de thème et de contenu prennent alors toute leur importance. Les bibliothécaires d'abord fortement attachés au mode de communication et au support des documents dont ils avaient la charge et qu'ils devaient au mieux communiquer aux usagers, se sont peu à peu davantage préoccupés du contenu de ces documents et de leur mise en espace en fonction du sujet considéré.

L'objectif des pôles thématiques est bien de regrouper les documents d'après leur contenu et d'offrir immédiatement à l'usager s'intéressant à un domaine un ensemble équilibré de documents quelque soit leur support, leur mode de communication (prêt ou consultation sur place) leur niveau d'approche (découverte, vulgarisation, spécialisation).

La Médiathèque, préoccupée par la qualité et le contenu des documents qu'elle proposera au public, devra soigner particulièrement ses acquisitions en exploitant au mieux les connaissances spécifiques des bibliothécaires qui s'associeront par ailleurs avec des spécialistes confirmés.

Tout en offrant une palette diversifiée de documents dans tous les domaines de la connaissance, l'accent sera mis sur des sujets préoccupant plus particulièrement les usagers et développés dans des points ressources tels que l'emploi-formation, la santé...

Conséquences de cette organisation

* Un meilleur équilibre des fonds multimédias des anciennes sections Étude et Lecture Publique Adulte, avec une épuration et une mise à jour de la documentation.

* Un meilleur déploiement du personnel sur des pôles d'égale importance.

* Une médiation accrue entre la documentation offerte et l'usager.

* Un brassage des publics motivés par différents niveaux d'approche des documents allant de la découverte à la recherche plus spécialisée.

Identités des pôles thématiques

Les travaux d'évaluation des collections et l'étude des associations thématiques des différents domaines ont permis de dégager cinq pôles.
La classification Décimale Dewey a été respectée, mais certaines classes ont été réaffectées pour permettre la constitution de pôles thématiques cohérents et d'importance à peu près égale.

Art et Loisirs :

Ce pôle réunit les documents sur l'art, les loisirs (sport, arts du spectacle, tourisme, jeux), les secteurs Musique, Cinéma et Artothèque. L'originalité de ce pôle réside dans le décloisonnement des anciennes sections Musique, Cinéma, Artothèque et dans l'association pour l'usager des préoccupations artistiques et de loisir quelque soit le niveau de sa demande.

Langues et Littérature :

Ce pôle associe la production romanesque française et étrangère, les bandes dessinées, les études sur la littérature et sur les langues.

Société :

Toutes les disciplines des Sciences sociales composent ce pôle qui répond aux préoccupations des lecteurs sur l'actualité économique, sociale, politique. On peut trouver au sein de ce pôle un point-ressource sur l'emploi et la formation.

Civilisation :

Ce pôle contient toutes les disciplines des Sciences humaines et réserve une place privilégiée au secteur Patrimoine.

Sciences et Techniques :

Ce pôle met l'accent sur la vulgarisation scientifique et y associe toute la documentation propre aux activités techniques de l'amateur ou du professionnel. Ce pôle sera dynamisé par un point-ressource : "Info-Santé".

Secteur Jeunesse :

Dans cette nouvelle organisation, le département jeunesse fait figure d'exception, car il reste dédié à un public, mais ce public est davantage circonscrit.
Ce département jeunesse accueillera un public plus jeune dans un espace où les collections reproduiront l'organisation en grandes disciplines des pôles thématiques afin de favoriser l'autonomie du jeune lecteur et son passage dans les pôles tout public.
Différents critères relatifs au contexte scolaire, à l'acquisition de l'autonomie dans le développement de l'enfant et à la production éditoriale nous ont conduit à développer ce secteur pour que l'accueil des enfants, dans la tranche des 0-10 ans en ce qui concerne les documentaires et celle des 0-12 ans en ce qui concerne la fiction, soit favorisé.

Pôles thématiques/acquisitions

Chaque bibliothécaire est chargé d'un domaine d'acquisition spécialisé étendu à l'ensemble des collections du réseau. Ce mode d'acquisitions permet une plus grande responsabilisation, accompagné d'un plus grand savoir-faire des acquéreurs qui s'adjoindront des spécialistes extérieurs pour parfaire l'offre documentaire proposée au public. Ce fonctionnement doit alléger les procédures d'acquisitions tout en préservant un développement harmonieux des collections en réseau et doit optimiser la mise en service des documents par une plus grande rapidité dans les décisions d'achat. Un logiciel d'acquisitions a dû être développé pour permettre la gestion des commandes et leur évaluation. Le département Jeunesse a bénéficié de l'expérience de mise en œuvre des acquisitions par domaines pour le public adulte pour reconsidérer l'organisation du comité de lecture jeunesse et s'associer à la réflexion globale de la Médiathèque sur la politique d'acquisition et sur le projet des pôles thématiques.