Auteur
CRL
Centre
Type
de document
Convention
pour un plan de conservation et d'élimination partagées
des périodiques en région Centre
Date
2000
Convention pour un plan de conservation et délimination partagées des périodiques en région Centre
Entre la
collectivité territoriale (ville ou département) : ............................
représenté(e)
par : ...................................................................................
ou
l’établissement
ou la personne morale : ....................................
représenté(e)
par : ...................................................................................
d’une
part,
et
le
CRL-Centre, représenté par son Président, ...........................,
d’autre
part.
Il a été convenu ce qui suit.
Article.
1 - Objet
Les collections de périodiques constituent une source documentaire de première importance pour l’ensemble des usagers des bibliothèques, des archives et des centres de documentation, qu’il s’agisse de la recherche d’une information ponctuelle ou d’un travail universitaire. L’extrême diversification des titres rend impossible l’exhaustivité de la couverture documentaire par un seul établissement ; cependant les titres sont présents de façon variable d’une bibliothèque à l’autre.
La présentation matérielle et le papier très fragile des périodiques obligent à prendre des précautions particulières pour leur préservation.
Considérant pour toutes ces raisons la nécessité de répartir entre les bibliothèques, les archives et les centres de documentation la conservation de ces documents et les charges qui en découlent, d’en maintenir l’exhaustivité, l’intégrité et la bonne conservation, cette convention a pour objet de définir les conditions d’un plan de conservation et d’élimination partagées des périodiques en cours, à l’exclusion des périodiques régionaux et locaux, en région Centre.
Article
2 - Modalités de fonctionnement 
Le plan de conservation et d’élimination partagées des périodiques en région Centre est coordonné par le CRL-Centre. Pour suivre ce plan, un groupe de travail est constitué autour du CRL-Centre.
En cas de problème, l’instance de recours et d’arbitrage est le Conseil d’administration du CRL-Centre.
Les compétences sont réparties entre le CRL-Centre, les pôles de conservation et les établissements associés.
§ Le CRL-Centre
Il s’engage à :
- réaliser et mettre à jour la base de données (notamment pour les nouveaux abonnements),
- proposer tous les documents de travail nécessaires aux professionnels et utiles à l’information du public,
- organiser des réunions de travail, dont la réunion annuelle de mise au point.
§ Les pôles de conservation
Chaque établissement susceptible de conserver au moins une collection de référence pour la région Centre devient pôle de conservation.
Il est tenu de conserver sa ou ses collections de référence suivant les normes de conservation en vigueur.
Il s’engage, pour le ou les titres, dont il est pôle de conservation, à :
- poursuivre les abonnements des périodiques dont il a la responsabilité,
- chercher à compléter les collections dont il a la responsabilité en consultant les bibliothèques, les archives et les centres de documentation susceptibles de procéder à des éliminations,
- satisfaire, sur place ou à distance, toutes les demandes de communication par tous les moyens en vigueur dans l’établissement, et à garantir l’accès gratuit à la consultation sur place des collections de référence,
- prendre toutes les mesures (stockage, conditionnement...) pour assurer la conservation et l’intégrité des collections, sans limite de temps,
- à assister aux réunions annuelles.
À titre exceptionnel, le pôle de conservation peut se désengager de la responsabilité d’un titre. Il choisit alors soit de conserver sa collection, soit de la transférer vers le nouveau pôle de conservation de ce titre.
§ Les établissements associés
Chaque établissement susceptible de compléter les collections de référence peut devenir un établissement associé.
Il s’engage à :
- signaler aux pôles de conservation concernés les éliminations prévues et à fournir si nécessaire les numéros complétant les collections de référence,
- procéder ou faire procéder au transfert des collections,
- informer le CRL-Centre, à l’occasion de la réunion annuelle, de toutes les éliminations et les cessations d’abonnements prévues depuis la dernière édition papier de la base de données.
Article
3 - Statut de l’établissement
Tout établissement qui souhaite participer au plan de conservation et d’élimination partagées doit adhérer au CRL-Centre.
L’établissement ......................................................................................
est désigné comme :
- pôle de conservation pour un nombre x de titres o
et/ou
- établissement associé o
Article
4 - Statut des collections transférées
Afin de faciliter les missions des pôles de conservation, le transfert se fera sous forme d’échange de collections de périodiques entre les établissements concernés.
Conformément à l’article R 341-3 du Code des communes, les échanges devront faire l’objet de délibérations concordantes des collectivités concernées.
Article
5 - Modalités de circulation des collections.
Le transfert des collections se fait d’établissement à établissement. Il est à la charge de l’établissement d’origine. Toutefois, si le volume des collections à transférer nécessite le recours à un transporteur professionnel, l’établissement peut prendre contact avec le CRL-Centre.
Une proposition de transfert vers un pôle de conservation doit recevoir de celui-ci une réponse dans un délai maximum de six mois. L’établissement d’origine dispose alors de trois mois pour assurer le transfert.
Article
6 - Durée de la convention
La présente convention, qui prend effet à la date de sa signature, est conclue pour une durée d’un an, renouvelable par tacite reconduction, sauf dénonciation par l’une ou l’autre des parties contractantes, par lettre recommandée avec accusé de réception, au moins six mois avant la date d’échéance.
Fait à ..................................................................................................
le .......................................................................................................
Pour l’établissement Le Président du CRL-Centre
........................................ ..................................
l’autorité légale ou son représentant