Auteur
Joëlle Muller

 Type de document
Le groupe Complémentarité des supports Poldoc

 Date
2000

Sommaire

Conférence introductive

Complémentarité entre les supports

Conspectus, état des lieux et perspectives

Expérience d'évaluation de la consultation sur place à Miramas

Joëlle Muller
Le Groupe Complémentarité des supports

Poldoc

Journée d’étude organisée par le groupe Poldoc
17 mars 2000 – Villeurbanne

Composition du groupe
Phillipe Debrion, BM Saint Quentin en Yvelines
Marie-Hélène Dougnac, BU  Droit-Sciences Eco, Nantes
Joëlle Muller, Services de documentation, Sciences-Po
Jean-Marc Neil, Médiathèque Cité des Sciences
Catherine Petit, BNF

Commentaires :
•Le groupe a été constitué en juillet 1999.
• D’autres personnes peuvent se rallier aux travaux de notre groupe.
• Nous fonctionnons essentiellement par échange de documents via la messagerie électronique (environ 3 réunions dans l’année).
• Quatre types de bibliothèques différentes sont représentés.
Le travail provisoire qui vous est présenté aujourd’hui repose sur les participations d’une BU, de la BNF et de la Médiathèque de la Cité des sciences.

Objectif
•Nous cherchons à élaborer une réflexion cadre que chacun expérimente sur sa propre bibliothèque.
• Notre approche se situe dans une logique de public et d’usage.
• la complémentarité des supports est analysée dans cette optique.
• Et donc, nous pensons qu’il n’y a pas une complémentarité mais des complémentarités propres à chaque établissement.
De ces analyses particulières à chaque établissements découleront des choix de supports et des répartitions budgétaires.

Critères d’analyse pour la prise de décision
Accessibilité
Actualisation
Conservation
Utilisation à distance
Mode de recherche
Coût
Proportion des différents supports

Commentaires :
•Nous avons repérés sept critères qui sont à prendre en compte lorsque l’on veut analyser la complémentarité des supports.
Ces sept critères sont des aides à la décision en cas de substitution d’un support par un autre ou de décision de non-substitution.

Accessibilité
L’imprimé est le support accessible au plus grand nombre
–   Frein : le choix dans la quantité de documents
L’accessibilité du document électronique est limitée par le nombre de postes de consultation et par l’équipement des emprunteurs
L’accessibilité aux documents AV est intermédiaire

Commentaires :
La question à se poser est : l’usage de tel support rend-t’il l’information plus accessible. Il nous faudrait sans doute différencier l’accessibilité physique de l’accessibilité intellectuelle.
Paradoxalement, le document imprimé est le plus accessible physiquement surtout dans les bibliothèques en libre accès. Il est disponible en grande quantité et ne nécessite pas un matériel de lecture.
• Sa quantité non-hiérarchisée rend cependant son accessibilité intellectuelle hasardeuse.
Le document électronique change les modes d’accès intellectuels et donc il peut faciliter ou non l’accès à l’information selon les compétences de l’usager envers ce type de support.
Le document électronique favorise l’accès aux contenus aux malvoyants et aux aveugles et réduit leur temps d’attente de transcription en braille des documents imprimés.
Pour les documents électroniques et AV, un indicateur de performance pourrait être : le ratio nombre de poste de lecture / nombre de lecteur potentiellement usager.
Pour une BU, ce critère d’accessibilité est primordial

Actualisation : classement par degré d’actualité
Tout types de documents en ligne
Périodiques
Dossiers documentaires
Cédéroms
Livres

Commentaires :
• Les questions que nous nous sommes posés :

• Le degré d’actualité nécessaire est-il dépendant d’un type de bibliothèque ?
• L’information est-elle plus actuelle sur un support donné ?
•Le surcoût d’une information récente est-il nécessaire pour tous les types d’usage ?

• Le classement par degré d’actualité est celui présenté sur le transparent..
Pour un public d’étudiants ou de professionnels, la valeur d’une information est liée à son degré d’actualité. Ce critère est donc très important.
Selon les domaines, l’évolution des idées est plus ou moins forte. De la géologie à l’informatique le besoin de mise à jour ne nécessite pas la même périodicité. On pourra privilégier le livre dans un domaine et les documents électroniques dans un autre.
L’actualité est souvent traitée en complémentarité avec un fonds existant et dans ce cas, les différents supports seront complémentaires et non-exclusifs. (ex. du cédérom du JO version cédérom, version Internet et version papier, on pourra utiliser le papier pour le rétrospectif).

Conservation
Le support papier reste primordial avec ses copies sur microfiches ou numérisées
Les sites Web disparaissent ou se modifient
Les documents électroniques ne sont pas conservés par les producteurs
Nous ne connaissons pas la durée de vie des documents électroniques actuels

Commentaires :
Ce critère concerne moins une bibliothèque publique qui n’a pas de mission de conservation. La durée de vie d’un support lui est indifférente. En revanche, elle est sensible à la fragilité physique des supports. Ils doivent au moins résister entre 1 à 5 ans selon les types, les contenus et les publics et usages auxquels ils sont destinés.
• Pour une BU ou une bibliothèque qui a mission de conservation, tous les types de supports non pas la même durée.
• Se pose les problèmes :

• du rétrospectif,
• du renouvellement des droits des cédéroms de périodiques

C’est pour ces raisons, qu’actuellement, le support électronique vient en complément des collections imprimées notamment pour les périodiques.

Travail à distance
Les documents électroniques en ligne sont les plus pertinents
Les freins :
–   L’équipement des usagers
–   La performance des réseaux
–   Les contraintes juridiques et les coûts afférents
Le support imprimé emprunté reste un moyen opérationnel de travail à distance

Commentaires :
Ce critère est à prendre en compte pour les bibliothèques qui désirent favoriser le travail à distance de leurs usagers et donc proposer des services en ligne. Cela concerne essentiellement les BU, bibliothèques spécialisées et les centres de ressources de formation.
• Il existe de nombreux freins qui sont à la fois :

• Techniques, équipement capacité des réseaux.

Juridiques, le nombre d’usagers explosant, la négociation de licences d’utilisation simultanée s’en ressentira et aura un impact financier important.
Même si le document électronique est le plus performant pour le travail à distance, l’imprimé, par sa facilité d’utilisation, a encore de nombreuses années de vie devant lui.

Mode de recherche
La pertinence de ce critère est très liée aux usages :
–   La navigation hypertexte favorise un usage de type découverte, de butinage
–   La recherche d’une information ponctuelle sera plus rapide avec un document électronique
–   Les index, les tables des documents imprimés sont plus accessibles à un public cultivé

Commentaires :
Les usagers jeunes sont particulièrement intéressés par des modes de recherche non-linéaires tels que le propose les cédéroms et les sites Internet. Les liens hypertextes sont favorables au butinage mais aussi à la mise en relation et malheureusement au zapping.
Nous n’avons pas besoin de décrire les avancées en matière de recherche d’information à l’intérieur d’une encyclopédie ou d’une compilation d’articles de périodique. Le document électronique est dans ce cas très propice au travail et à l’intégration directe des informations.
Pour un public de faible niveau scolaire, la recherche par lien hypertexte est plus facile, plus intuitive que l’usage des index et des tables de matière des documents imprimés.
Ce critère a donc des conséquences sur l’accessibilité intelectuelle au contenu des documents.

Coût
Ratio document / nombre d’usagers (licences)
Intégrer le prix de revient du matériel de lecture et sa maintenance
Renouvellement des droits

Commentaires :
Ratio nombre d’usagers / nombre de licence et coût. Il s’agit d’estimer le coût comparatif pour un usager de l’accès à l’information qu’elle soit sur document imprimé ou sur support électronique.
• Les coûts à considérer sont :

• celles des licences d’utilisation et de leurs renouvellement,
• l'amortissement du matériel sur 5 ans,
• la maintenance de ce matériel,
• le coût de stockage et de conservation des différents supports.

• Cette analyse n’a pas été faite. Je ne suis pas certaine que le document électronique en sortirait vainqueur.
Les budgets d’acquisition n’étant pas extensibles, il y a fort à parier que la répartition budgétaire aboutira de fait à une substitution de supports.

En exemple de répartition des supports dans une BU de droit
Il s’agit là de l’exemple de la BU de droit-Sciences-économiques de Nantes. Chaque bibliothèque est à même de réaliser cette état des lieux de son établissement et d’estimer son évolution dans les 3 ans par exemple.
Il peut être dangeureux de déterminer des ratios à priori, cependant ils existent réellement. Ils sont différents selon les disciplines. Ils sont aussi induits par la production éditoriale. Certains titres de revues n’existent qu sous forme électronique.
Une étude prospective réalisée sur l’évolution de la répartition par supports des collections des bibliothèques australiennes (propos entendus à une journée d’étude consacrée à la construction de bibliothèques à la BPI en février 2000) :

• 1999 : 25 % de documents électroniques, 75 % de documents imprimés.

Estimation dans dix ans : 75 % de documents électroniques, 25 % de documents imprimés.

Hiérarchiser les critères
Ces critères n’auront pas la même importance selon les types de bibliothèques
Croiser les critères
Hiérarchiser en fonction des publics
Hiérarchiser en fonction des usages

Commentaires :
• Pour MH Dougnac, BU de droit :

• accessibilité,
• actualisation,
• mode de recherche,
• conservation,
• coût,
• proportion des différents supports,
• suggestion des lecteurs,
• travail à distance

Chaque bibliothèque devra établir sa hiérarchie de critères mais aussi les croiser avec les domaines thématiques, avec les niveaux des collections...