Auteur
Aline Le Seven
Jérôme Pouchol

 Type de document
Une expérience d'évaluation de la consultation sur place à Miramas

 Date
2000

Sommaire

Conférence introductive

Complémentarité entre les supports

Conspectus, état des lieux et perspectives

Expérience d'évaluation de la consultation sur place à Miramas

Aline Le Seven - Jérôme Pouchol
Une expérience d’évaluation de la consultation sur place à Miramas

Journée d’étude organisée par le groupe Poldoc
17 mars 2000 – Villeurbanne

Introduction

Nos motivations pour participer à ce groupe de travail et cette expérience s’inscrivent dans une politique globale d’évaluation des service rendus, en prolongement d’une enquête de satisfaction des publics menée en mars 1999 au sein de notre réseau de médiathèques.

Elle se fait parallèlement à d’autres démarches d’évaluation : élaboration d’une charte des acquisitions et des animations, évaluation des collections

Notre participation au groupe POLDOC consiste :

• A évaluer la consultation sur place de l’ensemble des ressources documentaires de la médiathèque :

Livres

Périodiques

Cédéroms

Ouvrages localisés en magasin

Sites webs

Complétée par une observation des usagers qui vient en soutien de cette évaluation

· Et aussi à évaluer la méthodologie elle-même, à savoir l’essai d’un procédé de comptage simple et utilisable chaque année.

Deux mots sur la Médiathèque Intercommunale de la Ville nouvelle de Fos : un service de lecture publique en réseau destiné à desservir l’ensemble des habitants de la Ville Nouvelle de Fos, soit un peu moins de 80 000habitants, sur quatre sites : Entressen (3500 Ha) Fos (14 000 ha), Istres (35 000 ha) et Miramas : 22 000 ha.

Son offre documentaire est composée de 240 000 documents multimédias, (périodiques inclus)

Un total de 600 000 prêts en 1999.

Plus précisément, le site de Miramas, lieu de l’évaluation :

Une offre documentaire multimédia d’un peu plus de 80 000 documents, soit 34% du fonds du réseau, dont 57 000 livres, et 6000 exemplaires de périodiques, pour un total de 217 abonnements.

Un total de 200 000 prêts en 1999

Notre contexte

Nous avons réorganisé depuis avril 1998 les espaces et les collections en pôles thématiques, sur les principes suivants :

*Répartition des collections en 5 pôles thématiques : Art et loisirs, Civilisation, Langues et littérature, Sciences et techniques, Société , et un pôle jeunesse, qui regroupe l’ensemble des documents destinés aux enfants jusqu’à 10 ans, avec des collections présentées elles aussi en pôles thématiques.

*Collections multimédias regroupant sur les rayonnages les documents destinés au prêt, et les documents de référence, en consultation sur place, signalisés par un pictogramme rouge.

*Intégration dans un même espace, le pôle thématique, des fonctions et usages de prêt et consultation sur place : il y a eu disparition des salles d’étude en tant qu’espaces dédiés.

*1 poste de consultation Internet/cédérom (Internet en accès totalement libre) et 1 poste catalogue dans chaque pôle.

*Un magasin, pour l’archivage de périodiques et monographies : documents empruntables, et apparaissant au catalogue (ce fonds étant insignifiant).

*Une salle de recherche sur chaque site proposant des postes de consultations Internet/cédéroms sur R.V.

Notre problématique et nos enjeux dans cette évaluation

*Mieux évaluer l’incidence de la mise en place des pôles sur l’utilisation des documents destinés à la consultation sur place, l’influence de la réorganisation des espaces sur les pratiques du public.

*Poursuivre l’évaluation des consultations Internet/cederoms commencée en juin 1998. Nous n’avons pour l’instant pas de sites webs sélectionnés, validés, catalogués par la médiathèque.

*Réfléchir à l’opportunité de présenter au public des postes dédiés à la consultation des cédéroms .

*L’enquête de satisfaction révèle, entre autre, que le public vient d’abord pour les loisirs, et pratiquerait peu la consultation sur place, notamment celle offerte par les salles de recherche : l’occasion de nous interroger plus avant sur ce sujet.

Nos étapes et nos outils de travail

1.Nos choix

Les périodes de relevés : Nous avons choisi, pour des raisons d'harmonisation générale du calendrier de la médiathèque, l’option n°2, soit  pour les monographies, 2 semaines complètes à 6 semaines d’intervalle ( la deuxième semaine d’octobre, et la dernière de novembre 1999).

Et pour les périodiques, et les cédéroms les deuxième et troisième semaines d'octobre.

Un site unique : Miramas, pour l’ensemble des pôles.

L’accueil favorable des équipes, au moment de la présentation du travail nous a permis d’étendre l’étude au département jeunesse, ainsi qu’aux périodiques,

2. Septembre 1999 : préparation des outils de collecte des données

Recensement des outils à notre disposition :

Quelles statistiques ? :

Nous avons changé de système informatique depuis avril 1998, et avons choisi GEAC Plus : Nous avons à notre disposition :

· Les états du fonds par site (nécessaire puisque seul le site de Miramas a été choisi), par supports (sujet même de l’évaluation).

· Des statistiques de prêt par site et supports mensuelles : Pour obtenir des statistiques de prêts journalières nécessaires à l’étude, l’administrateur du système avance une requête excessivement longue : Nous nous sommes donc contentés, dans l’étude, d’une évaluation à partir des statistiques mensuelles.

· Pour la consultation des documents via un système automatisé (cédérom et Internet) un logiciel de comptage de consultation de sites Internet et de cédéroms paraissait pouvoir être acquis d’ici fin novembre 1999. En attendant, nous disposons de la comptabilité manuelle effectuée depuis l’installation des postes multimédias dans les médiathèques (avril 1997). Le logiciel de comptage ne pourra pas être acquis : il n’y a donc pas eu de comptage particulier de consultation de sites Internet pendant la période de l’enquête, de comptage autre que le comptage manuel en usage.

Pour les autres données à collecter, nous nous sommes posé la question d’une collecte de données par l’informatique : une douchette qui enregistrerait les documents consultés sur place au même titre que le prêt, et qui, reliée à la base bibliographique, permettrait de collecter toutes les données nécessaires : notre système informatique ne le permettrait pas.

Des tableaux de collecte manuelle ont donc été élaborés pour :

· La consultation sur place des documents en libre accès : élaboration de 3 tableaux  de collecte manuelle : monographies, périodiques, cédéroms.

P.J

· La communication à demande depuis les magasins :

P.J.

· L’observation des usagers :

Nous avons également élaboré des outils de communication destinés à l’information des usagers.

P.J.

3.  Octobre 1999 : Collecte des données

· Les monographies

Les usagers coopèrent volontiers : ils laissent les documents sur les tables, les consignes sont faciles à redire .

Pôles Sciences et techniques… : Les lycéens et collégiens travaillent sur leurs propres documents pour faire leurs devoirs .Nous avons là la confirmation que cette salle joue le rôle de salle de travail sur place, fonction qu’elle avait avant la mise en place des pôles thématiques.

La jeunesse exprime une difficulté à dresser une comptabilité exacte, du fait de la grande fréquentation, surtout le samedi après-midi.

· Les périodiques : collecte satisfaisante, car facile à réaliser.

· Les cédéroms : Nous avions établi, comme pour les périodiques, la liste des titres qu’il est possible de consulter par poste ou en réseau. Or les postes de consultation Internet et cédéroms sont communs, et la consultation d’Internet est prépondérante au détriment des cédéroms : nous avons profité de cette évaluation pour améliorer la mise en valeur des cédéroms.    Nous avons  obtenu avec un peu de regret  un nombre de relevés insignifiant donc inexploitable.

      Ce constat a confirmé la nécessité de dédier certains postes à la consultation des

      cédéroms.

· Communication des documents du magasin : Nous en avons peu (2000).Aucune collecte n’a été faite pendant le temps de cette étude : phénomène ponctuel ? Nous souhaiterions cependant avoir des indication sur la communication de ces documents (en particulier pour les collections de revues archivées).

· L’observation des usagers s’est révélée difficile à mettre en œuvre :  impression désagréable d’épier les usagers, difficulté d’évaluer le terme « consultation »  : La consigne « un document lu debout n’est pas décompté » semble ne pas avoir été comprise : Nous avons conscience qu’elle a été peu claire. La collecte est donc inexploitable, et particulièrement inadaptée au public enfantin.

4.  Novembre 1999 : Elaboration des tableaux  permettant la synthèse statistique des données.

Consultation des monographies :

Les indicateurs que nous avons retenus:

· Les indices : collectage de tous les indices des livres recensés, les regroupements souhaités seront effectués par informatique.

· Les périodes de recensement : conserver l’indicateur de la période (première ou deuxième semaine d’évaluation) à cause de leur espacement : la rentrée (octobre) , période dite « creuse » (novembre).

· L’usage relatif au Prêt ou à l’Exclu du prêt .

· Les dates d’édition :nous les avons les regroupées par périodes, puis codé ces périodes

Code proposé : 0 : antérieur à 1980

1 : 1980/1984

2  : 1985/1989

3  : 1990/1994

4  : 1995/1999

D’ou le tableau suivant :

Consultation des périodiques : le tableau a été facile à établir :

5.  Analyse des données

Elles concernent donc uniquement les périodiques et les monographies :

Actuellement intégrés aux départements, seul le dernier numéro est en consultation sur place. Les autres numéros sont empruntables, l’évaluation de la consultation portait donc sur les derniers numéros et sur les numéros non empruntés.

A partir de la liste titres à titres (voir document de relevés titres à titres) saisie sous Access par une secrétaire, avec les trois indicateurs retenus (titre, pôles, prêt/exclu), des tableaux croisés ont été élaborés :

P.J.

· La liste des exemplaires de périodiques consultés en prêt et exclus du prêt, et leur appartenance à un pôle.

· Le nombre total de ces documents consultés, avec la différenciation de leur usage Prêt/exclu, et le croisement par pôles.

· Les titres les plus consultés, tous pôles confondus, et les titres les plus consultés par pôles.

· Le nombre de consultation par ordre alphabétique de titre, avec appartenance à un pôle.

Analyse globale :

Nombre total de titres consultés : 399, dont 100 en exclu du prêt, et 299 en prêt (soit un rapport de 1 sur 4).

Pour 217 abonnements.

Le nombre total d’exemplaires consultés est de 455, dont : 156 exclu, et 299 en prêt (soit un rapport de 1 sur 3).

Pour une offre de : 6181 exemplaires (sans décompter les empruntés) soit 7,36%.

Evaluation du prêt de périodiques pendant la période concernée, soit 15 jours : 675 prêts/455 consultations, soit 1 consultation pour 1,5 prêts.

On note donc une faible disparité entre la consultation et le prêt.

· Les pôles les plus consultés par rapport au nombre de consultations totales :

Sciences et techniques (133 revues consultés sur un total de 455 consultations) : 29,23%

Art et loisirs : 123 / 455 : 27%

Société : 100/ 455 : 22%

Jeunesse : 75 /455 : 16,5%

Civilisation : 14/455 : 3%

Langues et littérature : 10 /455 : 2,2%

· Les titres les plus consultés, tous pôles confondus :

Art et décoration (Sciences et techniques)

L’Ordinateur individuel (Sciences et techniques)

France Football (Art et loisirs)

Le Journal de Mickey (Jeunesse)

Que choisir (Société)

Le cadre de cette étude est trop ponctuel pour en tirer des conclusions précises et déterminantes, un regroupement des titres par thèmes semble préférable.

· Les pôles les plus consultés par rapport à leur offre documentaire respective :

Sciences et techniques : 39 abonnements, et  133ex. consultés sur 773 ex, soit 17,2 % de consultation  par rapport au fonds.

Jeunesse : 27 abonnements, 75 ex. consultés /441, soit 17%

Art et loisirs : 48 abonnements, 123 ex. consultés, sur 872, soit 14,1%

Civilisation : 12 abonnements, 14 ex. consultés/131, soit 10,6%

Société : 58 abonnements, 100 ex. Consultés, sur 3589, soit 2,8%

Langues et littérature : 17 abonnements, 10 consultés sur 375, soit 2,6%

· Etude comparée des prêts et de la consultation par pôles durant la période concernée :

Les prêts par pôles : (un total de 675 périodiques empruntés, tous pôles confondus) :

Jeunesse : 219 prêts/675 prêts, soit 32,44%

Société : 150 prêts/675, soit 22,22%

Art et Loisirs : 85/675, soit 12,59%

Langues et littérature : 34/675, soit 5%

Civilisation : 13/675, soit : 1,92%

Les prêts de revues sont majoritaires en département jeunesse, alors que la consultation dans ce même département est notoirement plus modeste.

Le prêt et la consultation sur place sont à peu près équivalents en département sciences et techniques, et sont également modestes en Civilisation et Langues et littérature.

Le département Art et Loisirs s’affirme plus comme un service de consultation que de prêts.

· Comparatif entre la consultation des titres exclus du prêt et la consultation totale :

Civilisation : 12 titres consultés exclus du prêt/14, soit 85°/

Langues et littérature : 7 exclus /10, soit 70°/

Société : 69 exclus/100, soit 69°/

Sciences et techniques : 52 exclus/133, soit 39°/

Jeunesse : 12 exclus/75, soit 16°/

Les départements dans lesquels la consultation est faible (Civilisation et Langues et Littérature) sont également ceux où la consultation des derniers numéros est la plus forte :

Deux interprétations peuvent être formulées :

· Le manque de disponibilité des derniers numéros dans les département faisant l’objet d’une consultation régulière incite l’usager à consulter par défaut des numéros antérieurs.

· Les thèmes abordés dans les départements Civilisation et Langues et Littérature privilégiant l’actualité documentaire, l’usager consulte ainsi prioritairement le dernier numéro.

Conclusion concernant les périodiques 

La consultation est presque égale au prêt. Ce sont les revues portant sur les Sciences et Techniques qui sont les plus consultées.

A partir des relevés manuels exemplaires par exemplaires saisis sous Access par une secrétaire, avec les indicateurs retenus (les indices, la période, l’usage prêt/exclu, la date d’édition), les tableaux croisés suivants ont été élaborés :

· La liste des indices exemplaires par exemplaires avec leur usage Prêt et Exclu du prêt.

· La liste des indices avec leur date d’édition

· Le nombre d’exemplaires avec les 3 éléments :Prêt /Exclu du prêt/date d’édition.

· La liste des indices par jour de relevés (ces données n’ont pu être exploitées faute de données statistiques comparables en matière de prêt).

P.J.

voir document de relevés exemplaire par exemplaires P.J.

Tableaux croisés P.J.

Analyse globale : 900 titres consultés (Prêt ou exclus : ): pour un total de :

57 000 monographies (sans décompter les documents prêtés), soit 1,57%.

L’évaluation du prêt pour la période concernée: (compte-tenu de l’impossibilité d’obtenir les statistiques de prêts journalières par support) indique un total de 5300 prêts sur 15j.de prêt, soit la durée concernée par l’étude

Le ratio consultation/ Prêt montre qu’il y a eu 17% d’ouvrages consultés par rapport au prêt, soit 1 consultation pour 5 documents prêtés.

· Prêt et exclus :

Parmi les 900 documents consultés,  85% (767) étaient localisés en prêt

et 15%(132) étaient localisés en Exclu du prêt.

La consultation documentaire porte donc très majoritairement sur des ouvrages en prêt :

Proportion globale des ouvrages en prêt/exclu sur le réseau : 6 % exclus du prêt, pour 94% en prêt .

Cette indication montre donc une consultation qui, proportionnellement à l’offre proposée en la matière, porte plus sur les exclus du prêt.

La consultation documentaire des usagers est indépendante de l’usage prescrit par le bibliothécaire : Il nous reste donc à analyser plus finement les raisons et la nature de cette pratique de lecture. 

· Date d’édition :

5 catégories allant de 0 à 4

L’analyse des données montre que la consultation croit à mesure que l’offre documentaire est plus récente (1/3 des consultations concernent des documents parus entre 95 et 99).

Cependant un état général du fonds par date d’édition (afin d’obtenir l’âge moyen des documents de notre fonds) permettrait de mieux apprécier cette information.

On peut néanmoins noter que les bibliothécaires de notre réseau ont pour consigne « un document acheté, un document rebuté » et que notre fonds documentaire est par conséquent relativement récent.

A croiser avec les pôles : la demande d’actualité est-elle identique dans tous les pôles ? nous souhaitons aller plus loin dans cette analyse.

· Indices

Nous avons ensuite procédé par regroupement  numérique d’indices Dewey.

Regroupement à trois niveaux : grandes classes, première décimale, indices plus développés lorsqu’ils correspondaient à un nombre significatif d’ouvrages consultés.

Conclusions concernant les monographies

· Publics adultes : 496 documents consultés.

 Ce sont les documentaires les plus consultés (385/496).

Parmi les documentaires, la classe la plus consultée : la classe 600 (75 documents : dont l’élevage, cuisine et bricolage arrivent en premier soit 44 consultations pour un état du fonds de 1225 ouvrages,)

La fiction : 111/496 (1 monographie sur 5) : la BD est en tête : 73 consultations, et on remarque la consultation de 9 ouvrages de poésie, et de 17 romans)

·  Publics enfants : 398 documents consultés.

 Ce sont les ouvrages de fiction les plus consultés : 214/398.(soit un peu plus de la moitié)

Parmi ceux-ci ce sont les imagiers pour  les 0--3 ans (faisant l’objet d’une consultation avec les parents) les plus consultés (92/214) puis la BD( 60°)

Parmi les documentaires (184/398), la classe la plus consultée est la classe 500, (les sciences de la terre, la zoologie, la physique).

N.B. Pour mieux répondre à l’organisation de nos collections en pôles thématiques, nous aurions aimé avoir en amont, dans la collecte des données, l’affectation du document à un domaine. Nos tableaux sont à compléter.

Nous aurions du procéder à un regroupement d’indices par domaines, afin de mener une étude comparée des départements entre eux.

On ne peut pas savoir si la consultation porte plusieurs fois sur le même exemplaire, ou sur plusieurs exemplaires différents. Cela relativise l’étude comparée état du fonds/consultation. : à paramétrer.

La comparaison entre les consultations de périodiques et les consultations de monographies révèle que, en proportion, les périodiques font l’objet d’une consultation plus forte que les monographies.

Etude comparée des prêts et de la consultation des monographies et des périodiques

Ces données confirment l’observation généralement admise dans les bibliothèques de Lecture Publique selon laquelle les usagers privilégient très nettement l’emprunt des monographies à leur consultation alors que la consultation des périodiques est sensiblement égale au prêt.

Conclusion Générale 

Pour la consultation des documents via un système informatisé :

 Nous avons été confortés dans l’idée de la nécessité de dédier, pour le moment du moins, un certain nombre de postes à la consultation des cédéroms, malgré notre volonté de jouer la carte de la complémentarité des sources d’information.

Pour Internet, nous sommes dans l’impossibilité pour le moment d’évaluer les consultations des usagers. La comptabilité pure et simple que nous menons actuellement n’a d’intérêt que pour évaluer le parc de matériel offert au public.

Nous attendons avec impatience le résultat des travaux des autres groupes de POLDOC qui se sont  chargés de ces études. sur la communication des documents électroniques, et sur les enjeux de l’enrichissement des catalogues par les liens Internet.

Bien des éléments quantitatifs nous ont manqué et nous manquent encore  pour  aller plus loin dans nos analyses des monographies et de périodiques :

· Des éléments statistiques,  (les prêts journaliers par supports et par indices, l’évaluation globale de l’âge du fonds, la discrimination titre/exemplaires ,)

· Et  des éléments inhérents à notre méthode de collectage :

Nous avons collecté manuellement les informations, et les avons traitées informatiquement grâce à Access.

Cela nous a été possible vu le relatif petit nombre de documents à traiter, et la disponibilité de nos agents :

Une collecte de données par l’informatique serait bien sur préférable, : Les documents consultés seraient enregistrés de la même façon que les documents empruntés. Les informations contenues dans  la base bibliographique seraient ensuite traitées grâce au système informatique, peut-être grâce à un logiciel  paramétré pour le traitement des données de ces collectes. : Notre système informatique ne le permettait pas.

A propos de la période de relevé : Il nous semble qu’il y aurait intérêt à « séquencer » les périodes d’évaluation avec de intervalles moins rapprochés, (mois moyen, faible, fort) afin d’avoir un meilleur panel d’informations.

En ce qui  concerne l’évaluation dans notre établissement, il serait bon de prévoir une troisième évaluation, sur une semaine, afin de valider les premières hypothèses, et d’étudier la reconduction de l’évaluation annuellement éventuellement.

Par rapport aux lycéens et collégiens nous avons eu la confirmation qu’ils travaillaient sur leurs propres documents pour faire leurs devoirs et que la salle qui abrite les pôles documentaires (Sciences et techniques, société, civilisation) joue le rôle de salle de travail sur place, fonction qu’elle avait avant la mise en place des pôles thématiques.

L’enquête de satisfaction menée en mars 1999 a révélé que le public vient d’abord pour les loisirs, pratiquant peu la consultation sur place. L’enquête POLDOC nous permettra de complèter ces analyses.

Ce type d’évaluation induit une logique de travail statistique, parallèle à  celle du prêt.

Elle reste à compléter par une évaluation qualitative, une méthode d’évaluation par entretiens, pour évaluer les différentes attitudes des lecteurs par rapport à leur usage quand à l’emprunt ou à la consultation sur place des documents.

Aline Le Seven
Jérôme Pouchol